11 Manieren om jouw verwachtingen helder te maken en te houden.

Samenwerking zou toch een stuk gemakkelijker zijn als we gedachten zouden kunnen lezen. Als er boven het Suske en Wiskehoofd van  medewerkers, mijn collega’s, mijn buurvrouw of mijn leidinggevende zo’n ‘Suske en Wiske’ wolkje zou hangen, waarin precies staat wat ze van mij verwachten. Dan hoef ik niet zo voor ze te denken.

Nee, zelf hoef ik niet zo’n wolkje. Mensen weten altijd precies wat ik van ze verwacht. Ze weten wat ze moeten doen en hoe ze het moeten doen. Denk ik……. of nog erger, neem ik aan…… Hmmmm, waarom aarzelen ze dan, nemen ze geen besluiten en zijn ze onzeker?

Okay, tijd voor wat tips die mij helpen verwachtingen helder te krijgen en ook helder te communiceren. Niet alleen die van mezelf. Ik kan hiermee ook checken of mijn aanname over de verwachtingen van anderen klopt (Ik denk dat jij verwacht dat ik ……. ). Dit is meteen tip 1. Communiceer je verwachtingen en je gedachten over verwachtingen. Spreek ze uit, deel ze! Je kunt nou eenmaal niet van mensen verwachten dat ze je gedachten kunnen lezen.

2.    Begin met beeld van je eindresultaat. Wat wil je precies bereikt hebben als het project klaar is? Hoe ziet het eruit?  Wanneer je alleen dicteert wat gedaan moet worden, kan het zijn dat het eindresultaat niet overeenkomt met wat jij verwacht. Door je verwachtingen over het eindresultaat te delen, geef je anderen gelegenheid mee te denken over het wat. Wat moet gedaan worden, wat is nodig om het eindresultaat te bereiken.
 
3.    Bespreek de manier waarop de taken uitgevoerd moeten worden. Het eindresultaat is het binnenhalen van die ene klant waar je al zolang mee in gesprek bent. Mag dat over de rug van een collega of moet dat op een manier die bij de waarden van jouw bedrijf past?
Dit soort gesprekken hebben we veel te weinig. Onze (kern)waarden hangen in een lijstje aan de muur, staan in brochures en prijken op de website. Weet jij wat ze betekenen voor jouw dagelijks handelen? Gemiste kans! Zet ze op de agenda van je werkbespreking en hou ze levend.

4.    Houd je focus op de gewenste uitkomst en jouw eigen bijdrage. Bemoei je niet met anderen. Zij zijn mans/vrouw genoeg om hun eigen aandeel te leveren. Je kunt elkaar wel aanmoedigen, dat is wat anders dan bemoeien. Het eindresultaat zal er beter door worden.
 
5.    Vertaal de missie van je bedrijf, van je afdeling, van je team naar je functie. Zo krijg je helder wat jouw rol is in het geheel. En kun je uitvogelen waar jij het verschil kunt maken. Als je dit weet en ook van elkaar weet, heb je al veel verwachtingen boven tafel.
 
6.    Schrijf verwachtingen op. Als je het eens bent over verwachtingen worden het eigenlijk afspraken. Ons brein heeft de neiging daar in verloop van tijd een eigen versie van te maken. Krijg je daar weer onduidelijkheid over. De oplossing: schrijf ze op! En geef dan meteen een kopietje aan de ander.
 
7.    Ga op je handen zitten. Soms kom je in de verleiding om toch even zelf iets op te pakken. Helemaal als het niet (helemaal) gaat zoals jij verwacht. NIET doen. Je ontneemt de ander de mogelijkheid iets nieuws te leren.
 
8.    Feedback geven? Graag! Als je anderen wilt helpen om zich te ontwikkelen, geef ze dan feedback. Een compliment als iets goed gaat, doet wonderen voor het zelfvertrouwen. Als iets beter kan, kun je dat bieden in de vorm van meedenken en coachen. En gaat het de volgende keer beter, vergeet dan het compliment niet. Dit kun je structureren door regelmatig samen een kop koffie te drinken.
 
9.    Begrijpen en vooruitdenken. Wanneer iemand iets doet wat jij heel anders zou doen, vraag dan eerst waarom hij/zij voor deze aanpak heeft gekozen. Misschien kun jij er iets van leren J. En vraag ook even hoe ze de volgende stappen denken te zetten. Waarschijnlijk zijn daar ook weer verwachtingen bij betrokken, die je maar beter helder kunt hebben om miscommunicatie voorkomen.

10. Dat heb je heel goed gedaan, maar…… Nooit meer vergeten (en nooit meer doen). Dit is het meest waardeloze compliment dat je kunt geven. Alles wat voor MAAR komt, komt niet over bij je gesprekspartner. Het stuk er achter maar wel!

Wees specifiek en ondubbelzinnig als je een compliment geeft. Doe het zo snel mogelijk. De kans is groot dat je meer van het positieve gedrag krijgt.

11. Vat het niet persoonlijk op. Als mensen dingen anders doen dan jij vindt dat ze zouden moeten doen, vraag ze dan waarom ze het zo doen. De reden die ze geven heeft niets met jou te maken. Wel met hun visie en ideeën. Liggen jullie (toch) niet op één lijn, zoek dan naar oplossingen in plaats van naar de schuldige.

Hoe ga jij om met verwachten? Je hebt vast situaties meegemaakt waarin chaos ontstond omdat iedereen voor elkaar dacht. Hoe ben je hier uiteindelijk uitgekomen? Ik ben benieuwd naar jouw oplossingen. Je kunt ze kwijt onder deze blog.

 

Hetty Hanekamp is de oprichter van Factor H.  Zij wil zoveel mogelijk mensen inspireren de stap naar hun volgende level te zetten. Dat doet ze door mensen vanuit verbinding te leren communiceren en samenwerken. Verbinding met anderen (medewerkers, klanten, collega’s) en verbinding met henzelf. Echt contact maken draagt bij aan de Nieuwe Maatschappij waar we zo naar op zoek zijn.

Hetty werkt vooral  met ondernemers, leidinggevenden, HR professionals en teams.